Définitions
« Advens » : désigne la société, Société par actions simplifiée au capital de 440 250,00 €, dont le siège social est situé 32 rue Faidherbe 59800 LILLE, identifiée sous le numéro 433428018 au Registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole ; et le Responsable du Traitement.
« Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données Personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
« Données personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «Personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
« Responsable de traitement » : désigne l’entité Advens qui décide des finalités du traitement et des moyens alloués.
« RGPD » : désigne le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
« Sous-traitant » : désigne les entités qui traitent les Données personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.
« Traitement » : désigne une ou plusieurs opérations automatisées et appliquées à la collecte des données ou d’un ensemble de données à caractère personnel permettant la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction.
« Transfert » : désigne les transferts vers un pays tiers, de Données personnelles qui font ou sont destinées à faire l’objet d’un traitement.
Objet
La présente politique décrit la manière dont Advens traite les Données personnelles des utilisateurs lors de leur navigation sur www.advens.fr ci-après nommé le « Site ».
Advens, en tant que Responsable de traitement accorde une grande importance à la protection des Données personnelles des utilisateurs du Site, tels que les visiteurs, les clients, les prospects, les candidats à un emploi, s’engage et met en place des mesures techniques et opérationnelles pour traiter les données collectées dans le respect de la protection de la vie privée.
Nous avons également à cœur de maintenir des relations fondées sur la confiance de nos clients, nos collaborateurs et utilisateurs.
S’agissant de l’utilisation des cookies, Advens vous invite à consulter la Politique de gestion des cookies.
Modification et cycle de vie
Cette Politique peut être modifiée, complétée et/ou mise à jour par Advens afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données personnelles seraient toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d’application rétroactive.
Traitement de vos données
Advens ne traite uniquement des données qui lui sont nécessaires, et ce en vertu de la règlementation sur la protection des données en se fondant sur une base juridique valable. Les différentes finalités de ces Traitements sont décrites dans les paragraphes ci-dessous.
Pour chaque traitement, Advens recueille et utilise uniquement les Données pertinentes et nécessaires à l’objectif poursuivi.
- Traitement « Recrutement » : Données d’identification (nom, prénom, téléphone, adresse, mail, date de naissance, sexe, la situation familiale) + Données de vie professionnelle (formations, expériences professionnelles) / Base légale : Mesures précontractuelles
- Traitement « Clients et prospects » : Données d’identification (nom, prénom) + Données de vie professionnelle (numéro de téléphone professionnel, mail, nom de la société) / Base légale : Consentement de la Personne Concernée
- Traitement « Evènements internes et externes » : Données d’identification (nom, prénom) + Données de vie professionnelle (numéro de téléphone professionnel, mail, nom de la société) / Base légale : Consentement de la Personne Concernée
- Traitement « Newsletter » : Données d’identification (nom, prénom, mail) / Base légale : Consentement de la Personne Concernée
Durée de conservation
La durée de conservation des Données personnelles ne dépasse pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Conformément aux délais de conservation imposés par les lois applicables et notamment, les durées de conservation sont les suivantes :
- Etat civil, identité, données d’identification, image : 1 an / 3 ans en cas d’exercice du droit d’opposition
- Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale) : Année en cours + 2 ans sauf refus du candidat
- Vie professionnelle (scolarité, formation professionnelle, distinctions) : 3 ans s’il s’agit d’un prospect / 2 ans s’il s’agit d’un candidat
Destinataires des données
Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par Advens peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants (et ce, dans le respect de la loi applicable pour assurer la sécurité de vos Données Personnelles).
De manière générale nous exigeons strictement de nos Sous-traitants qu’ils utilisent vos Données personnelles pour les seules finalités précédemment mentionnées et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées, et qu’ils mettent en œuvre toutes les mesures essentielles à la sécurité et à la confidentialité de vos Données Personnelles.
En tant que Responsable du traitement nous nous engageons à ne les transmettre qu’aux destinataires autorisés, soit :
Les services internes d’Advens
- Le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs et informatiques ;
- L’équipe RH travaillant sur la gestion des recrutements.
Les sous-traitants d’Advens
- Matomo Analytics proposant un service d’analyse du site internet : Les données générées par les cookies concernant votre utilisation du Site seront transmises et stockées par Matomo sur des serveurs situés en Europe;
- Hubspot, une société fournissant le service utilisé pour les inscriptions aux événements, à la newsletter et au formulaire de contact : Elle stocke en Europe les données des internautes ayant manifestés un intérêt pour les solutions de la société ;
- Axeptio, une société permettant de recueillir le consentement de l’utilisateur : Elle stocke en Europe les données concernant le consentement des internautes;
- Editeurs et partenaires technologiques avec lesquels les évènements sont réalisés ou de club et associations ; Ils stockent en Europe les données des internautes ayant donnés les informations nécessaires dans le cadre de la gestion d’évènements;
- Cabinet de recrutement dans le cadre de la gestion de recrutement; Ils stockent en Europe les données des internautes permettant le recrutement.
Sécurité des données
Nous prenons toutes les mesures physiques, techniques, organisationnelles et opérationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles contre une destruction, une perte, une altération, une divulgation, une reproduction ou un accès non autorisé. Nous exigeons de nos partenaires et de nos sous-traitants qu’ils mettent en place les mêmes mesures.
A ce titre, Advens prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, en appliquant des mesures de protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données….
Les données collectées sont susceptibles d’être traitées hors Union Européenne du fait de notre collaboration avec notre Sous-traitant Hubspot. Du fait des diverses législations existantes sur le sujet de la protection des données, ces Transferts sont encadrés par des Clauses Contractuelles Types (telles que celles publiées par la Commission européenne) afin de garantir la sécurité des Traitements.
Vos droits
L’utilisateur peut accéder aux données le concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer son droit à la limitation du traitement de vos données.
L’utilisateur peut également s’opposer au traitement de ses données et exercer son droit à la portabilité de ses données.
Pour toute information complémentaire sur la protection des Données Personnelles, l’utilisateur peut également consulter le Site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr.
Pour exercer l’un ou l’autre de ses droits, il peut contacter la cellule conformité d’Advens par mail à dpo@advens.fr ou courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.
Advens répondra à la demande dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande complète. Advens se réserve la possibilité de ne pas donner suite aux demandes manifestement infondées ou excessives.
Si l’utilisateur estime, après contacté Advens, que ses droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, l’utilisateur peut adresser une réclamation à la CNIL.
Pour toute question relative à la protection de la vie privée, veuillez-vous un mail peut être adresser au délégué à la protection des Données à l’adresse suivante : dpo@advens.fr.
Gestion des formulaires
Formulaire d’inscription à la newsletter
Votre adresse de messagerie est uniquement utilisée par Advens pour vous envoyer des newsletters. Vous pouvez à tout moment utiliser le lien de désabonnement intégré dans la newsletter. La base légale du traitement est le consentement de la personne concernée. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement, exercer votre droit à la limitation ou votre droit à la portabilité de vos données. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter la cellule conformité d’Advens par mail à dpo@advens.fr ou courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.
Formulaire de prise de contact
Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Advens pour gérer des données des clients et prospects. La base légale du traitement est le consentement. Veuillez noter que les champs marqués d’un astérisque sur les formulaires en ligne doivent obligatoirement être complétés. Sans ces informations, votre demande ne peut être traitée par Advens. Toute autre information est facultative. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement, exercer votre droit à la limitation ou votre droit à la portabilité du traitement de vos données. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : le service marketing.Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter la cellule conformité d’Advens par mail à dpo@advens.fr ou courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Formulaire de recrutement
Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Advens pour la gestion des candidatures. La base légale du traitement est la mesure précontractuelle. Veuillez noter que les champs marqués d’un astérisque sur les formulaires en ligne doivent obligatoirement être complétés. Sans ces informations, votre demande ne peut être traitée par Advens. Toute autre information est facultative. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires internes suivants : le service marketing, le service RH. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement, exercer votre droit à la limitation ou votre droit à la portabilité de vos données. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter la cellule conformité d’Advens par mail à dpo@advens.fr ou courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Formulaire d’inscription aux évènements
Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Advens pour gérer des données liées à l’organisation et au suivi des évènements internes et externes. La base légale du traitement est le consentement de la personne concernée. Veuillez noter que les champs marqués d’un astérisque sur les formulaires en ligne doivent obligatoirement être complétés. Sans ces informations, votre demande ne peut être traitée par Advens. Toute autre information est facultative. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : le service marketing. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement, exercer votre droit à la limitation ou votre droit à la portabilité de vos données. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter la cellule conformité d’Advens par mail à dpo@advens.fr ou courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
