Définitions
- « Advens » : désigne la société, Société par actions simplifiée au capital de 440 250,00 €, dont le siège social est situé 32 rue Faidherbe 59800 LILLE, identifiée sous le numéro 433428018 au Registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole ; et le Responsable du Traitement.
- « Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données Personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
- « Données personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «Personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
- « Responsable de traitement » : désigne l’entité Advens qui décide des finalités du traitement et des moyens alloués.
- « RGPD » : désigne le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
- « Sous-traitant » : désigne toute entité qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.
- « Traitement » : désigne une ou plusieurs opérations automatisées et appliquées à la collecte des données ou d’un ensemble de données à caractère personnel permettant la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction.
Objet
La présente politique décrit la manière dont Advens traite les Données personnelles des utilisateurs du logiciel de suivi des candidats « SmartRecruiters » auquel Advens a recours.
Advens, en tant que Responsable de traitement accorde une grande importance à la protection des Données personnelles, s’engage et met en place des mesures techniques et opérationnelles pour traiter les données collectées dans le respect de la protection de la vie privée. Nous avons également à cœur de maintenir des relations fondées sur la confiance de nos interlocuteurs.
Modification et cycle de vie
Cette Politique peut être modifiée, complétée et/ou mise à jour par Advens afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données personnelles seraient toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d’application rétroactive.
Traitement de vos données
Advens ne traite uniquement des données qui lui sont nécessaires, et ce en vertu de la règlementation sur la protection des données en se fondant sur une base juridique valable. Les différentes finalités de ces Traitements sont décrites dans les paragraphes ci-dessous.
Pour chaque traitement, Advens recueille et utilise uniquement les Données pertinentes et nécessaires à l’objectif poursuivi.
La finalité du présent traitement étant le recrutement, Advens collecte des données d’identification (nom, prénom, téléphone, adresse, mail, date de naissance, sexe, la situation familiale) ainsi que des données de vie professionnelle (formations, expériences professionnelles). La base légale de ce traitement étant les mesures précontractuelles.
L’utilisation du logiciel de suivi des candidats « SmartRecruiters » est fondée, quant à elle, sur le consentement des utilisateurs.
Durée de conservation
La durée de conservation des Données personnelles ne dépasse pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Conformément aux délais de conservation imposés par les lois applicables et notamment, les durées de conservation sont les suivantes :
- Etat civil, identité, données d’identification, image : Année en cours + 2 ans.
- Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale) : Année en cours + 2 ans.
- Vie professionnelle (scolarité, formation professionnelle, distinctions) : Année en cours + 2 ans.
Destinataires des données
Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par Advens peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants (et ce, dans le respect de la loi applicable pour assurer la sécurité de vos Données Personnelles).
En tant que Responsable du traitement nous nous engageons à ne les transmettre qu’aux destinataires autorisés, soit les services internes d’Advens :
- L’équipe RH travaillant sur la gestion des recrutements ;
- Le personnel habilité des services pour lesquels les processus de recrutement sont en cours.
Sous-traitance
Le sous-traitant d’Advens, Smart Recruiters, édite le présent logiciel de suivi des candidats et diffuse ses conditions générales d’utilisation sur son site : https://www.smartrecruiters.com.
De manière générale nous exigeons strictement de nos Sous-traitants qu’ils utilisent vos Données personnelles pour les seules finalités précédemment mentionnées et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées, et qu’ils mettent en œuvre toutes les mesures essentielles à la sécurité et à la confidentialité de vos Données Personnelles.
Sécurité des données
Nous prenons toutes les mesures physiques, techniques, organisationnelles et opérationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles contre une destruction, une perte, une altération, une divulgation, une reproduction ou un accès non autorisé. Nous exigeons de nos partenaires et de nos sous-traitants qu’ils mettent en place les mêmes mesures.
A ce titre, Advens prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, en appliquant des mesures de protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données….
Les données collectées sont susceptibles d’être traitées hors Union Européenne du fait de notre collaboration avec notre Sous-traitant Hubspot. Du fait des diverses législations existantes sur le sujet de la protection des données, ces Transferts sont encadrés par des Clauses Contractuelles Types (telles que celles publiées par la Commission européenne) afin de garantir la sécurité des Traitements.
Vos droits
L’utilisateur peut accéder aux données le concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer son droit à la limitation du traitement de vos données.
L’utilisateur peut également s’opposer au traitement de ses données et exercer son droit à la portabilité de ses données.
Pour toute information complémentaire sur la protection des Données Personnelles, l’utilisateur peut également consulter le Site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr.
Il peut exercer ses droits par mail à dpo@advens.fr ou par courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.
Advens répondra à la demande dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande complète. Advens se réserve la possibilité de ne pas donner suite aux demandes manifestement infondées ou excessives.
Si l’utilisateur estime, après avoir contacté Advens, que ses droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, l’utilisateur peut adresser une réclamation à la CNIL.
Pour toute question relative à la protection de la vie privée, un mail peut être adressé au délégué à la protection des Données à l’adresse suivante : dpo@advens.fr.
