Definizioni
“Advens“: si riferisce alla società, una società per azioni semplificata con capitale di 440.250,00 euro, con sede legale in 32 rue Faidherbe 59800 LILLE, iscritta con il numero 433428018 nel Registro del Commercio e delle Imprese di Lille Métropole; e il Titolare del trattamento.
“Destinatario“: si riferisce alla persona fisica o giuridica, all’autorità pubblica, al dipartimento o a qualsiasi altro organismo che riceve i Dati Personali, che si tratti o meno di una terza parte.
“Dati personali “: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (di seguito denominata “Interessato”); per “persona fisica identificabile” si intende una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento a un identificativo, quale un nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online, o a uno o più fattori specifici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
“Titolare del trattamento“: indica l’organismo Advens che decide le finalità del trattamento e le risorse assegnate.
“RGPD“: indica il Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.
“Sub-responsabile del trattamento“: indica qualsiasi organismo che tratta i Dati personali per conto del Titolare del trattamento.
“Trattamento “: indica una o più operazioni automatizzate applicate alla raccolta di dati personali o a un insieme di dati personali che ne consentono la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’utilizzo, la divulgazione mediante trasmissione, la diffusione o altre forme di messa a disposizione, l’allineamento o la combinazione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
“Trasferimento“: si riferisce al trasferimento verso un paese terzo dei Dati Personali che vengono o sono destinati a essere oggetto di trattamento.
Oggetto
La presente informativa descrive le modalità con cui Advens tratta i Dati personali degli utenti quando navigano su www.advens.fr, di seguito denominato “Sito”.
Advens, in qualità di Titolare del trattamento dei dati, attribuiamo grande importanza alla protezione dei dati personali degli utenti del Sito, quali visitatori, clienti, potenziali clienti e candidati a un impiego, e ci impegniamo a implementare misure tecniche e operative per trattare i dati raccolti in modo da rispettare la tutela della privacy.
Ci impegniamo inoltre a mantenere rapporti di fiducia con i nostri clienti, collaboratori e utenti.
Per quanto riguarda l’utilizzo dei cookie, Advens invita a consultare la Politica di gestione dei cookie.
Modifica e ciclo di vita
La presente Informativa può essere modificata, integrata e/o aggiornata da Advens al fine di conformarsi a eventuali sviluppi legali, normativi, giurisprudenziali o tecnici. Tuttavia, i Dati personali saranno sempre trattati in conformità alle norme in vigore al momento della raccolta, salvo che un requisito legale obbligatorio non preveda diversamente e si applichi retroattivamente.
Trattamento dei dati
Advens elabora solo i dati necessari per conformarsi alle normative sulla protezione dei dati e che hanno una base giuridica valida. Le diverse finalità di tali Trattamenti sono descritte nei paragrafi seguenti.
Per ogni trattamento, Advens raccoglie e utilizza solo i Dati pertinenti e necessari per lo scopo previsto.
- Trattamento “Reclutamento”: dati identificativi (cognome, nome, numero di telefono, indirizzo, indirizzo e-mail, data di nascita, sesso, situazione familiare) + dati relativi alla vita professionale (formazione, esperienza professionale)/base giuridica: misure precontrattuali
- Trattamento “Clienti e potenziali clienti”: dati identificativi (cognome, nome) + dati relativi alla vita professionale (numero di telefono aziendale, e-mail, nome dell’azienda)/base giuridica: consenso dell’Interessato
- Trattamento “Eventi interni ed esterni”: dati identificativi (cognome, nome) + dati commerciali (numero di telefono aziendale, e-mail, nome dell’azienda)/base giuridica: consenso dell’Interessato
- Trattamento “Newsletter”: dati identificativi (cognome, nome, e-mail)/base giuridica: consenso dell’Interessato
Periodo di conservazione
I dati personali vengono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per le finalità per cui sono stati raccolti. In conformità ai termini di conservazione imposti dalle leggi applicabili, i periodi di conservazione sono i seguenti:
- Stato civile, identità, dati identificativi, foto: 1 anno/3 anni in caso di esercizio del diritto di opposizione
- Vita personale (stile di vita, situazione familiare): anno in corso + 2 anni, salvo rifiuto da parte del candidato
- Vita professionale (istruzione, formazione professionale, riconoscimenti): 3 anni in caso di potenziali clienti/2 anni in caso di candidati
Destinatari dei dati
Per raggiungere le finalità sopra descritte e nei limiti necessari al perseguimento di tali finalità, i dati raccolti da Advens potranno essere trasmessi a tutti o ad alcuni dei seguenti destinatari (nel rispetto della legge applicabile per garantire la sicurezza dei tuoi Dati Personali).
In generale, richiediamo rigorosamente ai nostri sub-responsabili di utilizzare i Dati personali solo per gli scopi sopra menzionati e solo nella misura necessaria per svolgere i compiti loro affidati, e di attuare tutte le misure essenziali per la sicurezza e la riservatezza dei tuoi Dati Personali.
In qualità di Titolare del trattamento dei dati, ci impegniamo a trasmettere tali dati solo ai destinatari autorizzati, ossia:
Servizi interni di Advens
- Personale autorizzato dell’ufficio marketing, dell’ufficio vendite, dell’ufficio relazioni con i clienti e di indagine, dell’ufficio amministrativo e dell’ufficio IT;
- Il team delle risorse umane si occupa della gestione delle assunzioni.
I sub-responsabili di Advens
- Matomo Analytics che offre un servizio di analisi del sito web: i dati generati dai cookie relativi all’utilizzo del Sito da parte dell’utente saranno trasmessi e memorizzati da Matomo su server situati in Europa;
- Hubspot, una società che fornisce il servizio di registrazione agli eventi, la newsletter e il modulo di contatto: conserva in Europa i dati degli utenti di Internet che hanno espresso interesse per le soluzioni della società;
- Axeptio, una società che raccoglie il consenso degli utenti: archivia i dati relativi al consenso degli utenti di Internet in Europa;
- Editor e partner tecnologici con cui vengono prodotti gli eventi o club e associazioni: conservano in Europa i dati degli utenti di Internet che hanno fornito le informazioni necessarie per la gestione degli eventi;
- Agenzie di reclutamento nell’ambito della gestione delle assunzioni: memorizzano i dati degli utenti di Internet in Europa a scopo di reclutamento.
Sicurezza dei dati
Adottiamo tutte le misure fisiche, tecniche, organizzative e operative necessarie per garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati personali contro la distruzione, la perdita, l’alterazione, la divulgazione, la riproduzione o l’accesso non autorizzato. Chiediamo ai nostri partner e sub-responsabili di attuare le stesse misure.
In tal senso, Advens adotta tutte le precauzioni necessarie, in considerazione della natura dei dati e dei rischi presentati dal trattamento, per proteggere la sicurezza dei dati e, in particolare, applicando misure di protezione fisica dei locali, procedure di autenticazione con accesso personale e sicuro tramite identificatori e password riservate, registrazione delle connessioni, crittografia di alcuni dati…
I dati raccolti possono essere trattati al di fuori dell’Unione Europea grazie alla collaborazione con il nostro sub-responsabile Hubspot. In considerazione delle diverse leggi esistenti in materia di protezione dei dati, tali Trasferimenti sono regolati da Clausole Contrattuali Standard (come quelle pubblicate dalla Commissione Europea) al fine di garantire la sicurezza dei Trattamenti.
I diritti dell’utente
L’utente può accedere ai propri dati personali, rettificarli, chiederne la cancellazione o esercitare il diritto di limitare il trattamento dei propri dati.
L’utente può inoltre opporsi al trattamento dei propri dati ed esercitare il diritto alla portabilità dei dati.
Per ulteriori informazioni sulla protezione dei dati personali, l’utente può consultare il sito web della Commissione nazionale per l’informatica e le libertà www.cnil.fr.
Per esercitare uno di questi diritti, è possibile contattare l’unità di conformità di Advens via e-mail all’indirizzo dpo@advens.fr o per posta all’indirizzo 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.
Advens risponderà entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta completa. Advens si riserva il diritto di rifiutare richieste manifestamente infondate o eccessive.
Se l’utente ritiene, dopo aver contattato Advens, che i suoi diritti di “protezione dei dati” non siano stati rispettati, può presentare un reclamo alla CNIL.
In caso di domande sulla tutela della privacy, è possibile inviare un’e-mail al responsabile della protezione dei dati all’indirizzo dpo@advens.fr.
Gestione dei moduli
Modulo di iscrizione alla newsletter
L’indirizzo e-mail dell’utente viene utilizzato da Advens esclusivamente per l’invio di newsletter. È possibile utilizzare il link di annullamento dell’iscrizione presente nella newsletter in qualsiasi momento. La base giuridica del trattamento è data dal consenso dell’interessato. È possibile accedere ai propri dati personali, rettificarli, chiederne la cancellazione, esercitare il diritto alla limitazione dei dati o il diritto alla portabilità dei dati. Per esercitare tali diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei dati personali nell’ambito del presente sistema, è possibile contattare l’unità di conformità di Advens via e-mail all’indirizzo dpo@advens.fr o per posta all’indirizzo 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.
Modulo di contatto
Le informazioni raccolte in questo modulo vengono registrate in un archivio informatico utilizzato da Advens per gestire i dati dei clienti e dei potenziali clienti. La base giuridica del trattamento è data dal consenso dell’utente. Si prega di notare che i campi contrassegnati da un asterisco nei moduli online devono essere compilati. Senza queste informazioni, la richiesta non potrà essere elaborata da Advens. Qualsiasi altra informazione è facoltativa. È possibile accedere ai propri dati personali, rettificarli, chiederne la cancellazione, esercitare il diritto alla limitazione dei dati o il diritto alla portabilità del trattamento dei dati. I dati raccolti saranno comunicati solo ai seguenti destinatari: dipartimento marketing. Per esercitare questi diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei dati nell’ambito di questo sistema, è possibile contattare l’unità di conformità di Advens via e-mail all’indirizzo dpo@advens.fr o per posta all’indirizzo 32, rue Faidherbe 59800 LILLE. Se, dopo averci contattato, ritieni che i tuoi diritti in materia di “Informatica e Libertà” non siano rispettati, puoi presentare un reclamo alla CNIL.
Modulo di reclutamento
Le informazioni raccolte in questo modulo vengono registrate in un archivio informatico utilizzato da Advens per la gestione delle candidature. La base giuridica del trattamento è data dalla misura precontrattuale. Si prega di notare che i campi contrassegnati da un asterisco nei moduli online devono essere compilati. Senza queste informazioni, la richiesta non potrà essere elaborata da Advens. Qualsiasi altra informazione è facoltativa. I dati raccolti saranno comunicati solo ai seguenti destinatari interni: dipartimento marketing e dipartimento risorse umane. È possibile accedere ai propri dati personali, rettificarli, chiederne la cancellazione, esercitare il diritto alla limitazione dei dati o il diritto alla portabilità dei dati. Per esercitare tali diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei dati personali nell’ambito del presente sistema, è possibile contattare l’unità di conformità di Advens via e-mail all’indirizzo dpo@advens.fr o per posta all’indirizzo 32, rue Faidherbe 59800 LILLE. Se, dopo averci contattato, ritieni che i tuoi diritti in materia di “Informatica e Libertà” non siano rispettati, puoi presentare un reclamo alla CNIL.
Modulo di iscrizione agli eventi
Le informazioni raccolte in questo modulo sono registrate in un archivio informatizzato da Advens per gestire i dati relativi all’organizzazione e al monitoraggio di eventi interni ed esterni. La base giuridica del trattamento è data dal consenso dell’interessato. Si prega di notare che i campi contrassegnati da un asterisco nei moduli online devono essere compilati. Senza queste informazioni, la richiesta non potrà essere elaborata da Advens. Qualsiasi altra informazione è facoltativa. I dati raccolti saranno comunicati solo ai seguenti destinatari: dipartimento marketing. È possibile accedere ai propri dati personali, rettificarli, chiederne la cancellazione, esercitare il diritto alla limitazione dei dati o il diritto alla portabilità dei dati. Per esercitare tali diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei dati personali nell’ambito del presente sistema, è possibile contattare l’unità di conformità di Advens via e-mail all’indirizzo dpo@advens.fr o per posta all’indirizzo 32, rue Faidherbe 59800 LILLE. Se, dopo averci contattato, ritieni che i tuoi diritti in materia di “Informatica e Libertà” non siano rispettati, puoi presentare un reclamo alla CNIL.
